Mail Handling

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Sedangkan mail handling adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah / instruksi pembuatan surat sampai surat – surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.

Surat terbagi menjadi 2 macam yaitu:

1.    Surat masuk

Adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

2. Surat keluar

Adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Sistem penanganan surat sendiri dapat dilakukan menggunakan 2 sistem yaitu dengan

1)   Sistem buku agenda (sistem tradisional)

Dalam penanganan surat dengan sistem buku agenda, setiap surat masuk maupun surat keluar harus tercatat dalam buku agenda, sedangkan untuk kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani oleh mereka yang berhak.   Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih dahulu harus dicatat dalam buku ekspedisi. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada buku ekspedisi intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam buku ekspedisi ekstern.

2)  sistem kartu kendali (sistem pola baru/modern)

Penanganan surat dengan sistem kartu kendali, setiap surat baik masuk maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia.  Ketiga kelompok surat ini berbeda cara penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus dibuatkan kartu kendali.

A.  Prosedur penanganan surat keluar

à       Pembuatan konsep surat

• Pembuatan konsep disebut juga draft. Konsep surat sebaiknya dibuat secara lengkap disesuaikan dengan bentuk yang dikehendaki oleh suatu organisasi kantor. Pengonsep surat dapat menentukan bentuk surat misalnya saja dalam bentuk block, semi block, indented, hanging paragraph, official serta bentuk surat lainnya, sehingga mempermudah petugas pengetikan dalam mengetik surat tersebut.
• Setelah dipenuhi persyaratan tersebut, konsep surat harus dimintakan persetujuan dari pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.  Sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten.
• Setelah konsep surat disetujui, kemudian diregristasikan (dicatat) untuk mendapatkan nomor surat dari verbalis (petugas yang menangani buku agenda surat keluar).

à       Pengetikan surat

• Tugas juru tik setelah menerima konsep surat, ia akan mengetik konsep tersebut rangkap dua (yang asli untuk dikirim dan tembusannya untuk diarsipkan),
• Setelah selesai juru tik harus membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep,
•  Hasil ketikan surat diserahkan kepada sekretaris atau kepala tata usaha untuk diteliti,
• Apabila hasil pengetikan tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila hasil pengetikan sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka sekretaris atau kepala tata usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian  (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.

à       Penandatanganan

Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

à         Pencatatan

Surat yang telah ditandatangani kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat.

v  Surat tersebut terlebih dahulu dicatat dalam buku verbal (buku agenda surat keluar)  oleh petugas yang disebut verbalis.

v  Mencatat tanggal, tujuan, surat tersebut dibuat.

v  Setelah itu surat asli dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul surat dan siap dikirimkan.

v  Dengan mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi).

à         Pengiriman

ü  surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di buku ekspedisi ekstern. Mencatat surat-surat yang telah siap akan dikirimkan dengan cermat dalam buku ekspedisi.

ü  untuk surat-surat keluar yang akan disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri dicatat dalam buku ekspedisi intern.  Sedangkan surat-surat keluar yang akan dikirim keluar kantor dicatat dalam buku ekspedisi ekstern.

ü  pelaksanaan penyampaian dan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan oleh kurir/petugas ekspedisi.

ü  kurir mengantar surat ke kantor pos dan dapat sekaligus mengambil surat-surat yang ada pada kotak pos. Pengiriman surat-surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat.

à       Penandatanganan

v  Surat kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani surat.

à       Penyimpanan

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

B.  Prosedur penanganan surat masuk

v Penerimaan surat

   Mengumpulkan dan menghitung surat masuk

   Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

   Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

   Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

v  Penyortiran

   Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

   Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

   Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

   Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

v  Pencatatan surat

   Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.

   Pemeriksaan lampirannya.

   Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.

   Mengagendakan surat masuk dalam buku agenda surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.

v  Pengarahan atau pengendalian surat

   Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha.

   Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

   Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha.

   Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

v  Penyampaian surat ke unit pengolah

   Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.

   Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat Disposisi).

   Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah diterima.

   Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan.

v  Penyimpanan atau penataan arsip

Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.

Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik :

Y  Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata,

Y  Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur,

Y  Surat dan informasinya bisa hilang.

Manfaat dari adanya penanganan surat :

o   Rahasia akan terjaga

o   Prosedur penanganan surat jelas

o   Surat akan tercatat dengan baik

o   Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan

Pola Penanganan Surat :

a)    Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.

b)   Pola Desentralisasi dilakukan disetiap bagian dari unit  yang ada pada kantor tersebut.

c)    Pola Gabungan yaitu pola penanganan surat gabungan dari pola sentralisasi dan pola desentralisasi.

Perlengkapan Penanganan surat  masuk:  

          Baki Surat (Tray)

          Buku Agenda Surat masuk

          Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia

          Secreaties Desk File / meja sekretaris

          Alat tulis (ATK)

          Kertas dan Amplop

          Alat Pembuka Surat

          Stempel

          Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern

          Lembar Disposisi