Dokumen-dokumen Perjalanan Bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a.      Dokumen internal atau Dokumen khusus

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Dokumen internal meliputi :

·      Surat  Tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu.

·      Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b.     Dokumen eksternal atau Dokumen pendamping

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis.

Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

·      Paspor (Passport)

Paspor (Passport) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

ü  Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

ü  Kartu Keluarga ( KK

ü  Ijazah pendidikan terakhir

ü  Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

ü  Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

ü  Akta kelahiran

ü   Surat tugas dari instansi terkait

Pasport berisi data antara lain :

ü  Nomor  pasport

ü  Nama pemegang pasport

ü  Jenis kelamin

ü  Kewarganegaaan

ü  Tempat dan tanggal lahir

ü  Tanggal dikeluarkannya pasport

ü  Tanggal masa berlaku pasport

ü  Kantor yang mengeluarkan pasport

ü  Foto diri pemegang pasport

ü  Alamat

ü  Lembar untuk exit permit atau visa

Macam-macam passport :

Ada bermacam-macam pasport antara lain :

1)     Pasport  Biasa ( normal passport )

Pasport biasa adalah pasport bersampul warna hijau. Pasport jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Pasport biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2)     Pasport Dinas

Pasport dinas adalah pasport yang bersampul warna biru. Pasport jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan pasport ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku pasport tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3)     Pasport Diplomatik

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Pasport ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4)     Pasport Khusus

Pasport khhusus adalah pasport khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam pasport khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.

5)     Pasport Haji

Pasport yang diperuntukkan bagi orang-orang yang akan pergi menunaikan ibadah haji, masa berlaku sesuai dengan waktu atau masa haji. Pasport haji diperoleh di Departemen Agama mulai tahun 2009 pasport haji dihapus.

Dokumen yang setara dengan Pasport

Selain pasport, ada beberapa dokumen perjalanan (Travel document) yang setara dengan pasport atau diakui sebagai pasport antara lain :

1)     Sea Man Book

Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.

2)     Certificate of Identity

Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

·      VISA

Visa adalah izin tinggal di suatu negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat ).

Macam-macam VISA :

·      Surat Keterangan Fiscal

Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

·      Exit Permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

·      Sertifikat Kesehatan ( Health Certificate / Yellow Card )

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisen di WHO.

·      Tiket Transportasi

Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :

ü  Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.

ü  Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :

Ø  Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

Ø   Kelas penerbangan

Ø  Status penerbangan

Ø  Pengaturan tempat duduk (seating arrangement)

Window seat (tempat duduk dekat jendela)

Middle seat (tempat duduk ditengah)

Front row (tempat duduk dibaris depan)

Ø  Status tiket

a. Full farest/endorsable

Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.

b. Nonendorsable

Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.

c. Restricted

Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

Ø  Voucher penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.